Деловую жизнь невозможно себе представить без деловой документации. Это могут быть письма, докладные, памятные записки, отчеты, доклады, бизнес-планы, контракты, рекламации и другие документы. В большинстве англоязычных (и не только) стран форме и содержанию документа придается чрезвычайно большое значение. Профессионалу достаточно беглого взгляда, чтобы понять, какой документ находится перед глазами. Поэтому важно научиться быстро оценивать назначение полученного документа и так же быстро готовить ответ, соответствующий ситуации.
Этикет в переписке
Задержка ответа, особенно на корреспонденцию (письмо, факс, электронное сообщение), расценивается в лучшем случае как невежливость, а в худшем - как молчаливый отказ от дальнейшего сотрудничества. Поэтому так важно своевременно отвечать на все письма и запросы. Иногда бывает вполне достаточно краткого ответа, чтобы у иностранного партнера сохранилось хорошее мнение и желание продолжить знакомство.
Стиль деловой корреспонденции
Прежде всего следует обратить внимание на освоение стилистических особенностей деловой корреспонденции. То, что вполне естественно для разговорной речи, а именно: избыточная детализация, сложные аргументация, эмоциональность, выражение личного отношения, жаргон и другие особенности устной речи - неприемлемо для деловой переписки. Хороший стиль - это ясность, простота и краткость в изложении текста. В зависимости от типа документа и отношений между адресатами различают такие разновидности стиля как:
- официальный стиль, который характерен для всех документов компании
- нейтральный - отчеты, протоколы и пр.
- неофициальный - записки, памятки и др.
Технические приемы деловой переписки
При составлении делового документа необходимо придерживаться следующих правил:
- избегать многословности,
- отдавать предпочтение страдательному залогу и словам с нейтральной эмоциональной окраской,
- не сокращать слова, а если возникает необходимость их использовать, то раскрывать их полное название,
- заменять личные местоимения местоимением 'it'.
Комментариев нет:
Отправить комментарий